¿Por qué SWB Process?

¿Por qué la necesidad de tener procesos automatizados dentro de una organización?

Existen muchas respuestas para esta pregunta, sin embargo, sólo nos enfocaremos en algunas razones por las que hoy en día cualquier empresa u organización necesita de procesos automatizados para no caer en procesos inflexibles e ineficientes:

Lentitud en la ejecución de estrategias: respuesta limitada para cambiar los requerimientos de negocio e ingresos perdidos por oportunidades fallidas.

¿Qué es Business Process Management?

Es la aplicación de metodologías orientadas a optimizar de forma sistemática los resultados de una empresa garantizando procesos efectivos y eficientes que estén alineados a la estrategia y que aprovechen al máximo los beneficios de la tecnología y de los equipos de trabajo.

BPM aplicado al sector público y privado en México

Sector Público

Los tomadores de decisiones en el gobierno son puestos de confianza, de gran rotación, quienes tardan cierto tiempo de adaptación para el total conocimiento de los procesos que se realizan al interior de su dependencia y entender qué hacen y cómo lo realizan sus subordinados. Por lo general, los dueños de procesos es personal que tiene una vida gestionando las actividades que están en su nombramiento, por lo cual llegan a tener dificultades al momento de ocurrir cambios en sus procesos o en sus jefes.

Aunque ha habido esfuerzos por aminorar esta situación a través del Servicio Público de Carrera, siguen existiendo altos índices de deserción y abandono del puesto, lo que llega a provocar problemas dentro de la dependencia.

Ante estos hechos, la toma de posesión de los puestos directivos lleva un periodo de adaptación a las formas y costumbres que imperen en la dependencia, así como las actividades y procesos que en ella se lleven a cabo. En muchas dependencias los procesos no están del todo registrados y si lo están, pudieran no estar actualizados, así un jefe de departamento o sub director pudiesen autorizar o avalar procesos sin el entendimiento total que se requiere para llevar su labor de una forma cabal y satisfactoria, que en ocasiones llega al extremo de ofrecer su renuncia por no poder llevar un control integral de sus subordinados y de las actividades que realizan.

Ante este hecho se enumeran varias necesidades:

  1. Documentar los procesos.
  2. Actualizar los procesos.
  3. Generación de procesos de control.
  4. Generar indicadores.
  5. Administrar excepciones.
  6. Monitorización en tiempo real.
  7. Interacción entre distintos departamentos y dependencias.
  8. Rápida toma de decisiones y comunicación de las mismas.


El documentar los procesos asegurará una mejor supervisión del correcto funcionamiento de los mismos así como una mejor adaptación de nuevos elementos tanto operativos como directivos.

En muchas ocasiones los procesos se transforman, dependiendo de las necesidades del organismo o del mismo operador,  por muchos factores. Algunos ejemplos serían:

  • Cambios en la estructura.
  • Cambios en normas y reglamentos.
  • El mismo operador encuentra una mejor forma de realizar el proceso.
  • La costumbre operaria, aunque el manual o la capacitación indican de forma precisa los pasos de un proceso no es ejecutado como tal.


Los últimos dos puntos son un claro ejemplo que la práctica rebasa a la teoría, dejando obsoletos los manuales de operación que tuvieran redactados, perdiendo el probable seguimiento y control que los procesos debieran de tener.

El cuadrar y actualizar los manuales de operación con la realidad se obtienen los mismos beneficios que al documentarles, con la diferencia que se aplica la mejora continua en la organización.

Sector Privado

La iniciativa privada tiene características heterogéneas difíciles de englobar en una sola categoría, cada una tiene necesidades específicas de acuerdo a su giro.

Asimismo, no es lo mismo las necesidades de una maquiladora, donde hay una línea de producción, inventarios de materias primas y/o productos terminados a una clínica donde el manejo del expediente clínico y la agenda de citas es lo más importante, sin dejar de lado el medicamento y el material de curación, roles de guardias, entre otras.

Las PyMEs cuentan con la más amplia gama de giros productivos, comercializadores y de servicios tendiendo a realizar actividades autónomas relacionadas con las empresas más grandes. Las PyMEs no cuentan con muchos de los recursos necesarios para que se desarrollen de una manera plena y existen en el país grandes problemas que las afectan en gran medida.

Entre las problemáticas de las pequeñas y medianas empresas podemos resaltar que sus inversiones para tecnología, infraestructura, seguridad, entre otras, son ínfimas, estancando su propio crecimiento. Por lo anterior, resulta lógico que aproximadamente 70% de las PyMES no cuenten con base tecnológica instalada por lo que existe temor a solventar los costos de inversión y operación que esto implica; aunque también existen razones menos aceptables como la resistencia al cambio, el desconocimiento de los sistemas de información, la falta de infraestructura, entre otras más.

Entonces, ¿cuál es la posible solución?

Para INFOTEC es importante atender el segmento de la administración de procesos, para ello ha desarrollado una herramienta que permite mejorar la eficiencia a través de la gestión de los procesos de negocios BPM, modelar, automatizar y mejorar procesos continuamente.

SWB Process es un producto que forma parte de la suite de productos SemanticWebBuilder. Cuenta con diversos componentes que requieren metodología BPM que permite comprender a partir del uso de técnicas y herramientas, ayudando a recolectar y sistematizar la información necesaria, además de obtener evidencias para modelar y plantear alternativas de mejora.

El SWB Process enumera varias ventajas que lo posicionan como una excelente opción en el mercado. Cubre los estándares mínimos necesarios en su configuración tecnológica además de aportar nuevos paradigmas como la tecnología semántica y el modelo ontológico. Algunas ventajas de este producto son:

•    Tecnología Semántica.
•    Suite Integral Modelador-Motor-Portalizador.
•    100% Web.
•    Utiliza los estándares XPDL y de la Microsoft Workflow Fundation.
•    BPMN 2.0.
•    Modelado en Web y en Escritorio.
•    Open Source.
•    Diseño en Java.
•    Modelación dinámica de objeto a través de modelos ontológicos.
•    Basado en la plataforma del SemanticWebBuilder ya posicionada en el mercado.
•    Editor de Ontologías.
•    Mercado Semi-cautivo en el sector gubernamental.

El perfil de cliente en una APF es una entidad gubernamental que esté por realizar proyectos de control de calidad, modelado de procesos, reingeniería de procesos, sistematización de bases de datos, entre otros que estén relacionados con los 16 componentes BPM. Asimismo, se está demandando la automatización y digitalización de trámites para realizarlos a través de Internet, virtualización de archivos y gestión documental. Todas estas necesidades pueden ser complementadas o satisfechas a través del SWB Process.

En el sector privado, el tipo de cliente potencial para SWB Process es desde una empresa pequeña, que al menos tenga un ingreso anual de $25 millones de pesos  en adelante, de cualquier ramo comercial, industrial o de servicios, y que busque reducir costos o aumentar su productividad e ingresos o implementar un programa de mejora continua.

SWB Process está liberado bajo un esquema de código abierto con la finalidad de apoyar el crecimiento de la industria de TI en el país, incrementar el potencial de penetración en el mercado y abrir una oportunidad de negocio a la iniciativa privada.


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